المبيعات و التوزيع

إن لكل شركه تنظيم معين خاص بها. ومن أجل استخدام برامج شركه NSD يجب أن يكون الهيكل التنظيمي لشركتك ممثل في النظام. يتم ذلك عن طريق مساعدتك علي تغيير الهيكل التنظيمي بالنسبة للمبيعات و التوزيع للمنتجات التي تباع أو ترسل إلي الشركاء التجاريين، فضلا عن الخدمات التي تقدم إليهم. إن بيانات المنتجات والخدمات فضلا عن الشركاء التجاريين هي الأساس لمعالجة المبيعات.

بالإضافة إلى المبيعات والتوزيع، والإدارات الأخرى التابعة للشركة مثل الحسابات أو إدارة المواد تتصل مع بعضها البعض بالبيانات الرئيسية. لذلك فإنه يتم تخزين البيانات الرئيسية في بنية معينه من أجل تمكين هذه الإدارات من الوصول إليها من وجهات النظر المختلفة لكل إدارة.
إن إعداد المعاملات التجارية في مجال المبيعات والتوزيع يتم بناء على البيانات الرئيسية. في نظام NSD ، المعاملات التجارية يتم تخزينها في شكل وثائق. وهذه الوثائق الخاصة بالمبيعات والتوزيع يتم هيكلتها وفقا لمعايير معينة حتى يتسنى تخزين جميع المعلومات الضرورية بطريقة منهجية.
إن نظام المبيعات و التوزيع يساعد على تحسين كافة المهام والأنشطة التي تتعلق بالمبيعات ، والتسليم ، والفواتير.....
إن إدارة خدمة العملاء تشير إلى عملية تلقي الطلبات، والتحقق من توافر السلع وتقديمها، وتحصيل قيمتها. وتشتمل علي الوظائف التالية:

• إدارة طلبات الشراء
• التسليم
• الفواتير
• سداد العملاء
• دعم العملاء
• إدارة تقارير المبيعات بخصوص استفسارات العملاء
• تجهيز عقود العملاء
• تجهيز طلبات العملاء
• إدارة تسليم الطلبات
• تجهيز التسليم
• التحكم في المديونيات
• تجهيز السلع
• تجهيز مذكرات المديونيات / الخصم
• إدارة العائد
• إدارة عائد التسليم
• إدارة وصولات الاستلام

إدارة المبيعات تتركز في هذه الخطوات الرئيسية:

1. تحديد المصادر
2. التسليم
3. الفواتير
4. السداد

هناك نوعان من عمليات ما قبل البيع: دعم المبيعات و وثائق ما قبل البيع.
دعم المبيعات يتيح متابعه اتصالات العملاء بخصوص المبيعات بما في ذلك الزيارات والمكالمات الهاتفية والخطابات والرسائل البريدية المباشرة. قوائم عناوين البريد الإلكتروني يمكن أن تتشكل على أساس الخصائص الخاصة للعملاء.فهذه العمليات هي عبارة عن أساس النظام المتكامل لإدارة علاقات العملاء.
عقود ما قبل البيع وتشمل الاستفسارات.
إن الاستفسارات هي عبارة عن طلب العملاء لمعلومات عن المنتج ( "كم سعره، هل المنتج متوفر حاليا")؟
و العروض هي عبارة عن العروض التي تقدم للعميل في حاله طلبه لكمية معينة من المواد بسعر محدد في غضون فترة محددة.
يمكن استخدام كل من الاستفسارات و العروض كنقطة انطلاق لتكوين طلبات العملاء.

إن موقع العملاء و ممثل خدمة العملاء تمكننا من إنشاء وثيقة معلومات حول :

• العميل
• المواد المطلوبة - النوع والكمية
• شروط التسعير لكل بند من بنود
• الجدول الزمني - مواعيد التسليم والكميات
• معلومات التسليم
• معلومات الفواتير

المعلومات يتم استخراجها من البيانات الرئيسية للعملاء والمواد للحد من أخطاء إدخال البيانات. مثل تحديد المصادر:

1. إذا كان المنتج متوفر (التحقق من توافر المنتج).
2. كيف سيتم إخراج المنتج:
   1. من المخزون المتاح
   2. من الإنتاج أو أوامر الشراء التي يجب أن تكون متوفرة
   3. من إصدار أمر بالإنتاج
   4. من مورد خارجي
   5. من مصنع أو مستودع آخر

تحديد المصادر يحدث عند :

1. التقدم بطلب شراء
2. تغيير طلب الشراء
3. استخراج وثيقة التسليم

ويشتمل علي عده نقاط :

1. تجهيز مستندات التسليم
2. تجهيز أوامر نقل المواد
3. توفير معلومات عن التعبئة (إذا اقتضى الأمر)
4. تحديث بيانات المخازن والمحاسبة

الفاتورة هي عبارة عن وثيقة يتم إنشاؤها بواسطة نسخ بيانات طلب المواد و بيانات التسليم
إن إنشاء الفاتورة يضيف قيمتها تلقائيا كمديونيات علي حساب للعميل وكعائد لحساب الشركة المنتجة ويمكن أيضا إضافة قيمه الفاتورة لحسابات أخري.

السداد هو الخطوة النهائية في دورة إدارة طلبات العميل.
السداد النهائي يشتمل علي ما يلي :

1. تسجيل المدفوعات مقابل الفواتير
2. التوفيق بين الاختلافات، إذا لزم الأمر

إن هذه الدورة ليس بالضروري أن تتم كما هو مخطط لها (المنتج ليس في المخزن، استرجاع المواد التالفة، الخ.) نحن في NSD نتعامل مع كل هذه الاحتمالات.