إداره المشاريع

إن إدارة المشروع عبارة عن تطبيق متكامل وجزءا أساسيا من نظام تخطيط موارد المؤسسات (NSD ERP System)، ويتعلق بإدارة جميع خطوات المشروع من مرحلة ما قبل البيع، الدراسة إلي أن يصل إلى مرحله التنفيذ والتسليم؛ إن هذا التطبيق مصمم لدعم التخطيط ومراقبة ورصد المشروع على المدى الطويل للمشاريع شديدة التعقيد ذات الأهداف المحددة.

المشاريع هي عبارة عن مهام ذات مميزات خاصة:

• وهي علي العموم معقدة وفريدة من نوعها ، وتنطوي على درجة عالية من المخاطرة
• لديها أهداف محددة والتي تم الاتفاق عليها من قبل العملاء و الإدارة
• وهي أيضا محدودة من حيث المدة والتكلفة
• وهي تخضع لمتطلبات نوعية معينة
• وهي في الغالب ذات أهمية استراتيجية بالنسبة للشركة

عاده ما تكون المشاريع جزءا من العمليات الداخلية للشركة. لتكون قادرة على السيطرة على جميع المهام في تنفيذ المشاريع ، وتحتاج إلى شكل تنظيمي محدد والذي يشارك فيه جميع الإدارات المشاركة.

لتكون قادر على تنفيذ مشروع، يجب أن تكون أهداف المشروع موصوفة بدقة و مراحل المشروع يجب أن تكون منظمه. إن دراسة االمشروع يجب أن تكون واضحه ودون أي لبس لأنها هي الأساس الذي يقوم عليه التخطيط والرصد والمراقبة والنجاح للمشروع.

• وفقا لطريقة تنظيمه
• وفقا للعمليات التي يحتوي عليها المشروع

واحدة من أولى الخطوات في مجال تخطيط المشاريع هو تقسيم العمل إلي مهام وفي شكل هرمي.

المعايير التي تستخدم لتصنيف وتقسيم المهام تختلف تبعا لنوع وتعقيد المشروع.

على سبيل المثال، فإن المسؤولية عن مهام وهيكل الإدارات المشاركة في بعض المشاريع، تلعب دورا كبيرا في عملية التصنيع أو الجوانب الفنية في مشاريع أخرى.

يمكنك أن تنظم خطة العمل و الأشخاص القائمين علي المشروع الخاص بك عن طريق تجزئة هيكل العمل. .

الخطوة التاليه، في مجال تخطيط المشاريع هي تحديد تسلسل المهام التي سوف يتم تنفيذها. في هذه الخطوة ، يمكنك تحديد المهام التي تعتمد على بعضها البعض ، والمهام التي تتطلب عملا إضافيا أو يجب أن تكون موزعة على أكثر من ذلك.

في نظام المشروع، يمكنك وضع خطة للعمليات وتسلسل المهام

تجزئة هيكل العمل هي نموذج العمل الذي يجب إنجازه في المشروع المنظم في بنية هرمية... تجزئة هيكل العمل هو عبارة عن أداة هامة حيث تساعدك علي تكوين لمحة عامة عن المشروع:

• فهو يشكل الأساس لتنظيم وتنسيق المشروع
• وهو يبين مقدار العمل، والوقت المطلوب، والتكاليف التي ينطوي عليها هذا المشروع..... تجزئه هيكل العمل هو أساس لمزيد من الخطوات في مجال تخطيط المشاريع ، على سبيل المثال ، تكلفة التخطيط والجدولة والقدرة على التخطيط ، وكذلك السيطرة علي المشروع

• وفقا لمراحل المشروع
• وفقا لمهام المشروع
• وفقا لمكونات المشروع

إن تجزئه العمل، تمكنك من وصف المهام الفردية والأنشطة في المشروع وأيضا العناصر الفردية في التسلسل الهرمي.

اعتمادا على مرحلة من مراحل المشروع الخاص بك، يمكنك الاستمرار في تقسيم المهام والأنشطة في المشروع خطوة بخطوة، حتى تصل إلى مستوى التفاصيل اللازمة لتنفيذه.

هي عبارة عن العناصر الفردية وتمثل الأنشطة داخل عمليه تجزئه هيكل العمل. هذه العناصر تسمى عناصر تجزئة هيكل العمل في نظام المشروع. عناصر تجزئة هيكل العمل يمكن أن تكون:

• المهام
• المهام الفرعية والتي يمكن أن تجزئ أيضا
• مجموعات العمل

إنها تمثل شبكة العمليات في المشروع أو في تنفيذ المشروع. العناصر المختلفة للمشروع وترابطها وتمثيلها بيانيا.

في مرحلة تنفيذ المشروع الخاص بك، الشبكات هي نقطة الانطلاق لأغراض التخطيط والتحليل، والمواصفات، وكذلك مراقبة ورصد المواعيد، والتكاليف، والموارد (مثل الموظفين، والآلات، وموارد وأدوات الإنتاج، أو المواد).

وفيما يلي أمثلة على أنواع الأسئلة التي يمكن الإجابة عليها عن طريق المعلومات التي حصلت عليها من الشبكة:

• أين نحن من العمليات غير الواضحة في المشروع، وما هي العواقب المحتملة؟
• أين هي جدوله المهام الغير واضحة وما هي حجمها؟
• متى وبأي كمية يمكننا أن لا نستطيع تكبد تكاليف ونفقات تنفيذ هذا المشروع؟
• متي وما هي كميه الموارد التي يجب أن تكون متاحة حتى نتمكن من الحفاظ على الجدول الزمني للمشروع؟

إن شبكات نظام المشروع هي عبارة عن شبكات مترابطة على أساس النشاط.

في نظام المشروع، فإن معظم البيانات الهامة في النشاط هي:

• مركز العمل في النشاط
• مدة النشاط
• وتواريخ البدء والانتهاء من النشاط
• الموارد اللازمة لمزاولة النشاط
• النصوص والوثائق التي تصف النشاط

نوع العلاقة يحدد كيفية الأنشطة الفردية وترابطها مع بعضها البعض:

• علاقة (الانتهاء و البدء)
• العلاقة بين الانتهاء من نشاط واحد و البدء بالنشاط الذي يليه.
• علاقة (البدء و البدء)
• العلاقة بين البدء من نشاط واحد و البدء بالنشاط الذي يليه.
• علاقة (الانتهاء والانتهاء)
• العلاقة بين الانتهاء من نشاط واحد حتى نهاية النشاط الذي يليه.
• علاقة (البدء و الانتهاء)
• العلاقة بين بدء نشاط واحد حتى نهاية النشاط الذي يليه.

مجموعة العمل هي عبارة عن وصف كمي ونوعي للنشاط التي يتعين الاضطلاع بها في هذا المشروع -- على سبيل المثال، العمل الذي يتعين القيام به والنتيجة التي ينبغي تحقيقها لمهمة محددة بوضوح في إطار المشروع.

كيف يتم تنظيم حزمة العمل؟

إن حزمة العمل ليست وظيفة منفصلة أو مجرد بيانات لعنصر في نظام المشروع. يمكنك إنشاء مجموعة عمل وفقا لاحتياجاتك باستخدام عنصر تجزئة هيكل العمل أو النشاط. حزمه العمل يمكن أن تتكون على أي مستوى في تجزئه بنية العمل وتتميز بالتالي:

• تواريخ البدء والانتهاء
• نصوص تصف العمل الذي يتعين أداؤه
• مراكز التكلفة
• مراكز تكلفة تنفيذ المشروع

 تتمثل في تكامل الأنشطة و التطبيقات التالية:

1. إدارة المشروع مع الموارد البشرية (إدارة الوقت....)
2. إدارة المشروع مع المالية
3. إدارة المشروع مع إدارة المواد (العناصر والمخزونات...)
4. إدارة المشروع مع المبيعات و التوزيع (مهمات المبيعات..)
5. إدارة المشروع مع سير العمل
6. إدارة المشروع مع الأرشفة
7. إدارة المشروع مع جميع الأدوات والقدرات الوظيفية (رسائل البريد الإلكتروني....)

هذا الجزء يوصف الخطوات التي تسمح لك ببناء المشاريع باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (NSD ERP System) – تطبيق إدارة المشروع.

العناصر الأساسية للمشروع الخاص بك يتكون من الأنشطة -- العلاقات -- التخطيط.... وعندما يتم إنشاء المشروع الخاص بك بما في ذلك جميع الأنشطة، والشبكات، يجب تخصيص الموارد اللازمة لكل من الموارد البشرية والمعدات، ثم، يجب عليك أن تحسب التكاليف والجدول الزمني الخاص بك. ويتم ذلك لمرة واحدة في إنشاء المشروع الخاص بك، يمكنك إنشاء أهدفا لمقارنتها مع مشروعك الحالي، وهذا الاحتمال يسمح لك بمقارنة مشروعك الحالي من ناحية التقدم و التكاليف خطوه بخطوه، لتمكنك من معرفه إذا كنت تسير علي نفس الخطوات النظرية للمشروع، إن هدف المشروع يعتبر محاكاة المشروع. وهناك نقطه مهمة هنا يجب أن نلاحظها، وهي انه يمكن محاكاة المشروع بشكل متكرر وبالتوازي مع تنفيذ المشروع الخاص بك، ثم يمكنك المقارنة بين كل من المشروع الحالي والمحاكاة للمشروع، ينبغي للنظام أن يعطيك كل التفاصيل وخصوصا عندما تكون متأخر أو عندما تتجاوز التكاليف المخصصة لديك.

1. بدايه افتتاح المشروع
2. إضافة المشروع للنماذج المسجلة الخاصة بك
3. تحديد حقوق الدخول علي المشروع
4. تعريف صلاحيات حقوق الدخول
5. إنشاء مخطط جديد وحفظه (حفظه يعني أنه يمكنك إضافتها إلى نمازج التصميم --للمشروع)
6. فتح تخطيط موجود
7. تشغيل عامل تصفية عند فتح المخططات

في هذه الخطوة لديك إمكانية لفتح المشروع الخاص بك (نظام تخطيط موارد المؤسسات قسم إدارة المشروع – NSD ERP System ) وفقا لمعايير نمازج المشروع المسجلة سابقا أو يمكنك إنشاء إطار(تخطيط) للمشروع خاص بك وحفظه، وبناءا على هذه الخطوات يكون  لديك إمكانية إضافة تخطيطك الخاص كنموذج جديد والذي سوف يزيد من عدد النماذج المحفوظة في نظام تخطيط موارد المؤسسات – قسم إدارة المشاريع.

إذا قررت حفظ المشروع الخاص بك كنموذج تخطيطي، فأن النظام يوفر لك إمكانية إضافة جميع المرشحات وإنشاء البيانات كنموذج أيضا، وهذا الخيار يساعدك على توفير الوقت إذا كنت تعمل في مشروع مماثل.

هذه البيانات يمكن حفظها في النموذج و يمكن تعديلها اذا كان لديك مشروع مماثل.

حفظ المشروع الخاص بك يمكن أن يكون على شكل ملفات (HTML).

عند تعيين الموارد البشرية في المشروع الخاص بك، فمن المهم أن تكون لديك القدرة على السيطرة الكاملة على المشروع من حيث خطوات الترخيص و الصلاحيات.

نظام تخطيط موارد المؤسسات – قسم إدارة المشاريع (NSD ERP System- PM) ، يعطيك القدرة علي تحديد صلاحيات معينه لكل عنصر أي  فرد من الموارد البشرية، يمكنك في نفس الوقت أن تعطي لأحد الأفراد تفويضا كاملا للإدارة المهام الموكلة له والمهام الأخرى (الشبكات) في المشروع.

أيضا ، كمدير مشاريع ، تدير مشاريع عديدة ، لديك القدرة على تعيين صلاحيات الوصول إلى حسابك في عناصر الموارد البشرية من أجل الوصول إلى مشاريع مختلفة في نفس الوقت.

وهناك معلومة مهمة يجب أن نشير إليها هنا ،هي أن الصلاحيات ، وكما هي الصلاحيات في كل نظام تخطيط موارد المؤسسات (NSD ERP System) عبارة عن صلاحيات مرنه وحسب الطلب والتي تسمح لك بمنح ترخيص للعرض ، والتعديل والإنشاء..